Privacyverklaring VT

Voor u ligt de privacyverklaring van VT Accountants  (hierna “VT”).

VT is de handelsnaam van het accountantskantoor te Esch.

Voor vragen over privacy zijn wij bereikbaar op de telefoonnummer (0411) 601930 of per mail via privacy@vtaccountants.nl.

In deze privacyverklaring wordt uitgelegd hoe VT met persoonsgegevens omgaat.

Persoonsgegevens die wij verwerken

VT is een “fullservice” organisatie van Accountants voor de zakelijke – en particuliere markt. VT verzorgt de financiële administratie, het samenstellen van jaarrekeningen en adviseren op diverse gebieden zoals bedrijfsadvies, personeelszaken, belastingadvies. Ook begeleidt VT bedrijfsoverdrachten en bedrijfsfinancieringstrajecten.

hierbij verwerkt VT onderstaande persoonsgegevens :

• Voor- en achternaam
• Adresgegevens / locatiegegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Geboortedata
• Geboorteplaats
• BSN nummers
• Geslacht
• Financiële gegevens in de meest ruime zin van het woord
• Bankrekeningnummers
• Burgerlijke staat
• Kopie legitimatiebewijs van opdrachtgevers / UBO’s
• Informatie over de rechtsvorm van eenmanszaak en/of VOF die persoonsgegevens bevatten
• Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt bij VT door een contactformulier op de website in te vullen, in correspondentie en telefonisch.

–   Gegevens van minderjarigen voor zover de gezinsleden van de ondernemer minderjarig zijn. Omdat deze gegevens uitsluitend door de ouder/voogd aan VT verstrekt worden, nemen we aan dat de ouder / voogd instemt met deze gegevensverstrekking.

–   Medische gegevens van de ondernemer voor zover de ondernemer deze verstrekt in het kader van een (verzekerings-)uitkering en aangifte inkomstenbelasting.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken:

• Om accountancydiensten, en de verstrekte opdrachten aan VT uit te kunnen voeren, inclusief het afhandelen van de betaling; en om u te kunnen bellen, mailen en/of schriftelijk te communiceren als u hiervoor een verzoek indient via de website, portaal, email of telefonisch.
• Om aanvullende services aan te bieden zoals fiscaal adviesdiensten, belastingdiensten en subsidieadvies diensten. Waar nodig worden voor deze dienstverlening derden ingeschakeld. Hiervoor wordt altijd eerst overleg gevoerd met de opdrachtgever van VT zodat dit eveneens onder de wettelijke grondslag van uitvoering van overeenkomst valt.
• VT verwerkt ook persoonsgegevens als zij hier wettelijk toe verplicht is, o.m. voor het doen van uw belastingaangifte en ook ten behoeve van haar eigen administratie.
• VT kan uw gegevens verwerken voor het gerechtvaardigde eigen belang van VT voor direct marketing en het verbeteren van de dienstverlening. Zo informeert VT haar klanten actief over haar dienstverlening.
• Voor het laten uitvoeren van kwaliteitstoetsingen c.q. audits kunnen uw gegevens ook aan derden worden verstrekt.

Geautomatiseerde besluitvorming

VT neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen (dat zijn besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen), zonder dat daar menselijk handelen tussen zit.  VT  gebruikt voor haar verwerkingen up to date computerprogramma’s of -systemen die uitvoerig zijn getest zoals:

• Standaard kantoorsoftware zoals MS Office en Acrobat Reader
• Exact Online als boekhoudpakket
• Snelstart (Online)
• Caseware Financials voor rapportages
• Unit 4 Fiscaal Gemak als fiscale software
• Belastingdienst Software
• Mijnaccountantsportal

Deze systemen worden met regelmaat geüpdatet.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

VT bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Als kantoor zijn wij gebonden aan diverse wettelijke bewaartermijnen. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:

Zolang u klant bent bij VT bewaren we uw gegevens, zowel als service naar u, als ook om te kunnen voldoen aan onze zorgplicht en bewaarplicht.

Voor de WWFT moet VT zich houden aan de wettelijke bewaartermijn van 5 jaar. Voor de fiscale administratie van VT moeten we gegevens van o.m. afnemers en leveranciers tot 7 jaar na afloop van het boekjaar bewaren; (en voor vastgoed tot 12 jaar). Gegevens van voormalige klanten van VT worden op eerste verzoek opgeschoond, Daarbij wordt een selectie gemaakt, waarbij de gegevens die niet langer relevant zijn tussentijds worden verwijderd.

Delen van persoonsgegevens met derden

VT verkoopt uw gegevens niet aan derden voor marketingdoeleinden.

Uw gegevens worden alleen verstrekt, uitsluitend indien nodig, voor de uitvoering van onze opdrachtovereenkomst met u, om te voldoen aan een wettelijke verplichting of na overleg met uw toestemming.

VT werkt samen met diverse partners/ externe deskundigen. Voordat ten behoeve van een samenwerking gegevens worden verstrekt aan derden, wordt de opdrachtgever altijd eerst geïnformeerd door VT en om instemming gevraagd. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in opdracht van VT sluiten wij een (sub)verwerkersovereenkomst, tenzij deze bedrijven rechtstreeks met opdrachtgever een overeenkomst aangaan.

In de te sluiten (sub)verwerkersovereenkomsten wordt opgenomen dat de beveiliging van vertrouwelijke gegevens minimaal vergelijkbaar moet zijn met het beveiligingsniveau bij VT.

Verder verstrekt VT in beperkte mate gegevens aan Bureau Financieel Toezicht / NBA ten behoeve van branchetoezicht. Aan 4C Accountantsadviseurs B.V. worden gegevens verstrekt voor toetsing op gebied van kwaliteitsbeheersing.

De softwareleveranciers van VT hebben geen toegang tot klantgegevens.

VT heeft het systeembeheer ondergebracht bij Van Boxtel software te Boekel.  Medewerkers van dit bureau hebben toegang tot klantgegevens en hebben wij hiertoe privacy afspraken gemaakt.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

VT neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan contact op met ons via privacy@vtaccountants.nl.

VT heeft de volgende maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen:

• Inbraakalarm
• Fysieke maatregelen voor toegangsbeveiliging inclusief organisatorische controle conform handboek
• Getekende geheimhoudingsverklaring werknemers VT
• Logische toegangscontrole m.b.v. wachtwoord en twee weg authenticatie waar mogelijk
• Controle van toegekende rechten / bevoegdheden van de desbetreffende personen in software applicaties
• Overeenkomsten met software en hardware leveranciers
• Portal verbinding
• Overeenkomsten (sub)verwerkers

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Op de website van VT maken wij uitsluitend gebruik van functionele cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die bij het eerste bezoek aan deze website worden opgeslagen in de browser van uw computer, tablet, of smartphone. VT gebruikt cookies om te zorgen dat de website goed werkt. Ze zorgen er bij VT voor dat de website zich automatisch aanpast aan het scherm van smartphone, tablet of computer. Deze cookies worden niet geanalyseerd.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft op grond van de wet het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door VT en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@vtaccountants.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u de gegevens aan te leveren van uw identiteitsbewijs. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek. 

Natuurlijk helpen wij u graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u een klacht heeft over de verwerking van de persoonsgegevens door VT, neem dan contact op via email info@vtaccountants.nl. Graag proberen we samen met u de klacht op te lossen. Mochten we er desondanks niet samen uitkomen, dan heeft u de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.

Aanpassing privacy verklaring en cookie verklaring

Als er nieuwe ontwikkelingen zijn rond bedrijfsactiviteiten of als er iets verandert in de wet of rechtspraak kunnen wij dit privacy en cookie statement aanpassen. U bent zelf verantwoordelijk voor het op de hoogte blijven van de laatste versie van dit privacy en cookie statement. Kijk daarom af en toe op onze website of er iets veranderd is. Dit privacy en cookie statement is het laatst gewijzigd op september 2018.

VT Accountants BV