Per 1 januari 2015 is iedere werkgever verplicht om de werkkostenregeling (WKR) te gaan toepassen. Het keuzeregime met de vrije vergoedingen en verstrekkingen komt daarmee te vervallen. Dit overgangsregime wordt afgeschaft omdat het ten eerste € 300 miljoen per jaar kost en ten tweede omdat de WKR breed en goed gewaardeerd wordt in Nederland. Er vindt wel een aanpassing plaats op vijf onderdelen om de regeling te versoepelen, de administratieve rompslomp voor werkgevers te beperken en voor de Belastingdienst te uitvoerbaarheid te verbeteren.
De WKR vervangt alle verschillende regels en wetten rondom de diverse vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers, en bundelt deze in één collectieve regeling. Het is een versimpeling, maar natuurlijk brengt het voor u als werkgever in de eerste instantie een hoop papierwerk en de daarbij horende zorgen met zich mee. Al sinds 2011 kunt u met uw bedrijf gebruik maken van de werkkostenregeling, maar de verplichte invoering van de WKR is dus pas op 1 januari 2015.
In het Belastingplan 2015 wordt voorgesteld om de werkkostenregeling op vijf onderdelen aan te passen. Hieronder volgt nu een uiteenzetting van deze aanpassingen.
1. Invoering van het noodzakelijkheidscriterium voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur.
Met het zogenaamde noodzakelijkheidscriterium kan een werkgever ‘datgene hij in het kader van de bedrijfsvoering redelijkerwijs acht’ aan zijn werknemers vergoeden of verstrekken zonder fiscaal rekening te houden met het privévoordeel van de werknemers. Voorlopig geldt dit criterium alleen voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen etc.
De werkgever moet het verstrekken of vergoeden van gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen etc. noodzakelijk vinden. Het noodzakelijkheidscriterium vergt een geobjectiveerde noodzaak, dat wil zeggen dat het moet gaan om voorzieningen die voor de werknemer ‘zonder meer nodig zijn’ om zijn werk goed te kunnen doen. Dat gaat verder dan een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking; zaken die slechts bijdragen aan een goede beroepsuitoefening zijn namelijk niet noodzakelijk.
De wetgever onderstreept de vereiste absolute noodzaak met de wettelijke verplichting van de werknemer om de voorziening – bijvoorbeeld een smartphone – aan de werkgever terug te geven, of de restwaarde daarvan te vergoeden bij een situatie waardoor die voorziening niet langer noodzakelijk is (zoals het einde van de dienstbetrekking of een functiewisseling).
2. Een vereenvoudigde afrekensystematiek.
Na afloop van het kalenderjaar moet de werkgever vaststellen of hij de vrije ruimte al dan niet heeft overschreden over dat betreffende jaar. De beoordeling per aangiftetijdvak voor de loonheffing komt daarmee te vervallen. Wanneer de vrije ruimte is overschreden door de werkgever moet hij de daarover verschuldigde belasting – de 80% eindheffing – afdragen over het eerste loontijdvak van het nieuwe kalenderjaar. Dat is overigens de uiterste termijn, een eerdere afdracht is ook toegestaan.
3. Invoering van een concernregeling.
De moedermaatschappij kan de werkkostenregeling gezamenlijk toepassen met de dochtermaatschappij(en) waarin zij een belang heeft van 95% of meer. Belangrijke voorwaarde is dat dit ‘95%-belang’ dan wel het gehele kalenderjaar moet hebben bestaan. Door de concernregeling ontstaat een gezamenlijke vrije ruimte van de moeder- en haar dochtervennootschappen, over de fiscale loonsom van alle aangewezen concernmaatschappijen. Tekorten en overschrijdingen van de vrije ruimte per vennootschap kunnen worden gesaldeerd. Zo is het niet langer nodig om vergoedingen en verstrekkingen bij de juiste concernvennootschap op te voeren om te bekijken of de vrije ruimte wel of niet benut is. De concernregeling is overigens optioneel: de werkgever kan per jaar kiezen of hij deze regeling al dan niet wil toepassen. Maar wanneer de concernregeling wordt benut, geldt er een hoofdelijke aansprakelijkheid voor alle betrokken vennootschappen voor de loonheffing.
4. Een gerichte vrijstelling voor personeelskorting op branche-eigen producten.
De regeling voor korting voor het personeel op branche-eigen producten zoals die van toepassing was onder de oude regeling met vrije vergoedingen en verstrekkingen, wordt per 1 januari 2015 alsnog in de werkkostenregeling opgenomen. Werknemers krijgen bij deze regeling een korting van 20% op de winkelwaarde van de branche eigen producten van de werkgever, met een maximum van € 500 per jaar per werknemer. De oude regeling kent een inhaaleffect: wanneer de werknemer de regeling voor personeelskorting in de voorafgaande twee kalenderjaren niet heeft gebruikt, kan hij dat gemiste voordeel (van maximaal 2 keer € 500) alsnog in jaar 3 ophalen. Dat inhaaleffect wordt overigens niet in de WKR overgenomen.
NB
De nieuwe gerichte vrijstelling voor korting op branche-eigen producten is niet van toepassing op personeelsleningen met een lage of geen rente.
5. Een gerichte vrijstelling voor enkele werkplek gerelateerde voorzieningen.
De staatssecretaris van Financiën wil een gerichte vrijstelling opnemen voor twee voorzieningen op de werkplek in de Uitvoeringsregeling Loonheffing. Het gaat om vergoedingen en verstrekkingen van Arbo voorzieningen en van hulpmiddelen die (mede) op de werkplek worden gebruikt of verbruikt. Deze aanpassing zorgt ervoor dat de werkgever deze voorzieningen belastingvrij kan vergoeden, verstrekken of ter beschikking kan stellen. Voor andere werkplek gerelateerde voorzieningen, die onder de WKR op nihil kunnen worden gewaardeerd, kan de werkgever de werknemer geen vrije vergoeding in geld toekennen. De werkgever kan deze voorzieningen echter wel in natura verstrekken of ter beschikking stellen.
De genoemde aanpassingen van de WKR moeten budgettair neutraal worden doorgevoerd. Dat gaat ten koste van de vrije ruimte. Voorgesteld wordt om deze per 1 januari 2015 te stellen op 1,2% (was 1,5%) van de fiscale loonsom.