Auto van de zaak mee naar het buitenland; zo vergoedt u de brandstof

Neemt uw werknemer de auto van de zaak mee op vakantie naar het buitenland deze zomer? En moet hij/zij de brandstof zelf betalen, omdat daar de tankpas niet werkt? In dat geval heeft u twee mogelijkheden om die brandstofkosten te vergoeden.

U spreekt vooraf met de werknemer af welke mogelijkheid wordt gebruikt:

  1. De werknemer betaalt de brandstofkosten voor of namens u aan een derde in het buitenland. De betaalde brandstofkosten worden als eigen bijdrage afgetrokken van de bijtelling die u toepast voor het privégebruik van de auto. U moet dit wel vóór de vakantie schriftelijk met uw werknemer overeenkomen (bijvoorbeeld door opname in de autoregeling) en de werknemer moet na zijn/haar vakantie betaalbewijzen van de brandstofkosten overleggen. Voordeel van deze afspraak is dat de werkgever de btw op de brandstofkosten als voordruk in aftrek kan brengen;
  2. De werknemer mag de buitenlandse brandstofkosten aan u declareren. U vergoedt deze kosten als onbelaste intermediaire kosten. U houdt vervolgens het gedeclareerde bedrag in op het nettoloon van de werknemer. Deze eigen bijdrage trekt u af van de bijtelling voor het privégebruik van de auto. Uw werknemer moet ook nu de brandstofkosten aannemelijk maken. Deze afspraak heeft als nadeel dat de werkgever de btw op de brandstofkosten niet als voordruk in aftrek kan brengen. De btw is immers aan de werknemer/particulier in rekening gebracht.

Let op
De bijtelling voor het privégebruik van de auto kan niet negatief worden door de aftrek van de brandstofkosten.

Gepost in: