WWZ Wet Werk en Zekerheid en werkkostenregeling 2015

Wijzigingen per 1 januari 2015

A. Aanzegtermijn

Per 1 januari 2015 zijn werkgevers verplicht om bij tijdelijke contracten van zes maanden of langer een wettelijke aanzegtermijn van één maand in acht te nemen. Dit betekent dat u de werknemer uiterlijk één maand voor het einde van de arbeidsovereenkomst schriftelijk moet informeren over het al dan niet voortzetten daarvan en over de voorwaarden waaronder deze voortzetting plaatsvindt. Doet u dat niet tijdig dan bent u een vergoeding verschuldigd gelijk aan het loon over de periode dat u te laat bent (maximaal 1 maand). Het overgangsrecht bepaalt dat de aanzeggingsverplichting nog niet geldt voor arbeidsovereenkomsten die vóór 1 februari 2015 eindigen.

Tip

Maak een Inventarisatie van de tijdelijke arbeidsovereenkomsten. Zet in de agenda per welke datum deze eindigen en per welke datum dus moet worden aangezegd.

B. Proeftijd

Het overeenkomen van een proeftijd in een tijdelijke arbeidsovereenkomst van maximaal zes maanden wordt verboden. Voor arbeidsovereenkomsten met een langere looptijd is het nog wel toegestaan om een proeftijd op te nemen. Deze wijziging geldt nog niet voor arbeidsovereenkomsten die tot stand zijn gekomen vóór 1 januari 2015. Daaronder vallen ook arbeidsovereenkomsten die zijn aangegaan vóór 1 januari 2015 maar pas na deze datum ingaan.

Tip

Maak bij Indiensttreding van een werknemer vanaf 1 januari 2015 een afweging tussen het aanbieden van een contract van maximaal zes maanden zonder proeftijd of een contract langer dan zes maanden (bijvoorbeeld zeven maanden) met proeftijd.

C. Concurrentiebeding

Het overeenkomen van een concurrentiebeding in tijdelijke arbeidsovereenkomsten wordt in principe verboden. Alleen wanneer gemotiveerd in de arbeidsovereenkomst wordt aangegeven welke zwaarwichtige bedrijfsbelangen een concurrentiebeding vereisen, is een uitzondering op dit verbod mogelijk. Omdat de rechter een relatiebeding als een vorm van een concurrentiebeding beschouwt, geldt deze verplichting tot motivering ook voor een relatiebeding in een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd. De wetswijziging geldt niet voor arbeidsovereenkomsten die tot stand zijn gekomen vóór 1 januari 2015. Daaronder vallen ook arbeidsovereenkomsten die zijn gesloten vóór 1 januari 2015 maar pas na deze datum ingaan.

Tip
Ga vanaf 1 januari 2015 per individuele werknemer na of het gelet op de functie noodzakelijk is om in een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd een concurrentie en/of relatiebeding op te nemen en geef in de arbeidsovereenkomst aan welk belang u beoogt er mee te beschermen. Let er op dat bij het aanbieden van een (aansluitende) arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd alsnog een concurrentie- en/of relatiebeding wordt opgenomen.

D. Overgangsrecht en CAO

Als op 1 januari 2015 in een bestaande CAO een afwijking van een oud wetsartikel is opgenomen, dan geldt die afwijking tot aan de einddatum van die CAO, echter uiterlijk tot 1 juli 2016.

Wijzigingen per 1 juli 2015

E. Ketenregeling

In de nieuwe wet hebben werknemers met een tijdelijk contract niet na drie jaar, zoals nu, maar al na twee jaar aanspraak op een vast contract. Er kan nog wel twee keer worden verlengd. De tussenpoos waarbinnen contracten als opeenvolgend worden gezien, wordt verlengd van drie naar zes maanden. Waar nu nog de zogenaamde “3x3x3-regel” geldt, moet per 1 juli 2015 de ‘3x2x6-regel” worden gehanteerd. Daarnaast kunnen voorafgaande dienstverbanden bij andere werkgevers eerder meetellen voor de keten.

Tip 1

Indien u dit jaar voor de keuze staat om een bestaand bepaalde tijdscontract voor de eerste keer te verlengen, dan kan het zinvol zijn om dit contract te laten eindigen per een eerdere datum dan 1 juli 2015 (bijvoorbeeld per 1 juni 2015). Indien het verlengde contract eindigt vóór 1 juli 2015, dan geldt de nieuwe ketenregeling namelijk nog niet In verband met het overgangsrecht kan dan aansluitend een eventueel derde tijdelijk contract worden aangegaan met een zodanige looptijd dat het totaal van drie jaar niet wordt overschreden, zonder dat een contract voor onbepaalde tijd ontstaat.

Tip 2

Bij CAO kan per 1 juli 2015, onder voorwaarden, een afwijking worden overeengekomen ten aanzien van de ‘ 3x2x6 regel”. Het aantal tijdelijke contracten wordt ten hoogste gesteld op zes in een periode van maximaal vier jaar, met tussenpozen van minimaal zes maanden (de “6x4x6-regel”). Ga dus altijd na of een toepasselijke CAO een dergelijke afwijking bevat.

Tip 3

Om zo optimaal mogelijk gebruik te kunnen maken van tijdelijke contracten, zonder te worden geconfronteerd met de verplichting een transitievergoeding te betalen en met behoud van de mogelijkheid een proeftijd overeen te komen, kunt u overwegen om een eerste arbeidsovereenkomst voor zeven maanden te laten volgen door twee arbeidsovereenkomsten van ieder acht maanden (7,8, 8).

F. Ontslag

Er komt vanaf 1 juli 2015 één vaste ontslagroute per ontslaggrond. Ontslag om bedrijfseconomische redenen en wegens langdurige arbeidsongeschiktheid gaat via het UWV en ontslag om andere (in de persoon gelegen) redenen gaat via de kantonrechter. U heeft dus niet meer de vrijheid om zelf te bepalen welke ontslag route u kiest. De mogelijkheid van een ontslag met wederzijds goedvinden blijft bestaan, maar in dat geval mag de werknemer zich binnen twee weken na ondertekening van een beëindigingsovereenkomst zonder opgaaf van redenen bedenken. Bedenkt de werknemer zich, dan is de arbeidsovereenkomst in stand gebleven.

G. Transitievergoeding

Alle werknemers krijgen vanaf 1 juli 2015 recht op deze vergoeding, als zij ten minste twee jaar in dienst zijn geweest. Deze vergoeding bedraagt 1/6 maandsalaris per 6 maanden dienstverband gedurende de eerste 10 dienstjaren en 1/4 maandsalaris per 6 maanden dienstverband 10e dienstjaar. De transitievergoeding wordt maximaal EUR 75.000,– bruto of maximaal een jaarsalaris voor werknemers die meer verdienen dan EUR 75.000,– bruto per jaar. Minus (collectieve) inspanningen/kosten scholing. Voor werknemers van 50 jaar of ouder geldt een overgangsregeling tot 1 januari 2020 die echter niet van toepassing is op bedrijven met minder dan 25 werknemers. Voor deze bedrijven geldt ook de regel dat zij tot 1 januari 2020 een lagere ontslagvergoeding betalen als zij personeel gedwongen moeten ontslaan vanwege een slechte financiële situatie.

Tip 1

Mocht u in de periode tot 1 juli 2015 plannen hebben een reorganisatie door te voeren of op individueel niveau tot ontslag over te gaan, dan is het zinvol om een vergelijking te
maken tussen het huidige systeem en de nieuwe situatie. Er kunnen uit financieel en strategisch oogpunt namelijk substantiële verschillen (ten voor- of nadelen) bestaan tussen het realiseren van een ontslag voor of na 1 juli 2015.

Tip 2

De WWZ bepaalt dat bij CAO kan worden besloten tot (verplichte) toetsing van het ontslag door een zelf in te stellen sectorcommissie. Ga dus na of een eventueel toepasselijke CAO een regeling bevat die bepaalt dat het ontslag moet worden voorgelegd aan deze sectorcommissie in plaats van aan het UWV.

H. WW

De voornaamste veranderingen in de Werkloosheidswet zullen per 1 januari 2016 plaatsvinden. De maximale duur van de WW wordt van 1 januari 2016 tot medio 2019 per kwartaal met een maand teruggebracht van 38 naar 24 maanden. Werkgevers en werknemers kunnen in een CAO afspraken maken om de WW-uitkeringen na 24 maanden – tot 38 maanden – aan te vullen. Per 1 juli 2015 wordt al na 6 maanden een WW-uitkering te hebben ontvangen alle arbeid als passend aangemerkt (in plaats van na 12 maanden zoals in het huidige systeem).

Conclusie

Naast deze belangrijkste wijzigingen bevat de WWZ ook de nodige veranderingen ten aanzien van onder andere uitzenden oproepcontracten die de positie van werknemers
beogen te versterken.

WERKKOSTENREGELING PER 2015 IN HET KORT:

Huidige vergoedingen en verstrekkingen:

De individuele werknemer staat in de huidige regeling centraal. In de huidige wetgeving bestaan 29 regelingen met betrekking tot vergoedingen en verstrekkingen die u nu onbelast kunt geven aan uw werknemers (zoals o.a. bedrijfsfitness, fiets voor woon-werkverkeer, werkgeversbijdrage personeelsvereniging, bijscholing etc.)

Nieuw: Werkkostenregeling:

Werkkosten:

Kosten die de werknemer maakt in het kader van de dienstbetrekking. De werkkostenregeling is een nieuwe fiscale behandeling van vergoedingen en verstrekkingen aan personeel, die u niet als brutoloon in aanmerking neemt. Dit kan uiteen lopen van vaste kosten- en kilometervergoeding voor het gebruik van eigen vervoer, verstrekken van een telefoon of gereedschap, tot personeelsfeest en planten op het bureau van uw werknemer.

Werkkostenforfait:

De regeling houdt kort samengevat in dat u 1,2% (2015) van de loonsom van uw bedrijf onbelast aan vergoedingen en verstrekkingen mag geven (vrije ruimte). U mag dit totale bedrag zelf onder de werknemers verdelen. Alle vergoedingen en verstrekkingen moeten dus, op enkele uitzonderingen na, worden opgeteld. Zijn uw vergoedingen en verstrekkingen die u binnen de vrije ruimte verstrekt hoger, dan is het meerdere belast met 80% eindheffing. Deze 80% komt bovenop het bedrag van de vergoeding of verstrekking en moet u als werkgever betalen.

Waarom de werkkostenregeling:

Fiscale vereenvoudigingswet 2010
Doel: administratieve lastenverlichting
Afschaffen alle regeltjes van belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen
Werkgever staat centraal
Hoofdregel: Alle vergoedingen en verstrekkingen aan werknemer moeten worden belast

Hierdoor moet u wel al uw vergoedingen en verstrekkingen aan personeel in kaart brengen om te beoordelen wat er nu wel en wat er nu niet onder de vrije ruimte valt. Uw eerste taak is dus het inventariseren hiervan.

Vergoedingen en verstrekkingen indelen:

Na het inventariseren moet er bepaald worden of de vergoedingen en verstrekkingen onder de vrije ruimte vallen of dat deze mogelijk fiscaal zijn vrijgesteld. Wat valt er niet onder de vrije ruimte?

Brutoloon en eindheffingsloon:
Alles wat u als brutoloon op de loonstrook opneemt en waarvoor de werknemer belasting betaald, dit geldt ook voor eindheffing waar de werkgever de belasting voor zijn rekening neemt.

Intermediaire kosten:
Uitgaven door werknemer in opdracht en voor rekening van zijn werkgever (te declareren kosten).

Gerichte vrijstellingen:
Door de wetgever aangewezen specifieke onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. Deze gaan niet ten koste van de vrije ruimte.

Nihil waarderingen:
Vergoedingen en verstrekkingen die eigenlijk wel onder de vrije ruimte vallen, maar omdat ze tegen nihil worden gewaardeerd, de vrije ruimte niet verkleinen.

Overzicht:

Het is van belang een lijst te maken van vergoedingen en verstrekking die zijn ingedeeld in bovengenoemde categorieën.

Brutoloon en eindheffingsloon:

Brutoloon
Vakantiegeld
Auto van de zaak
Eindheffing bestelauto
Belaste kostenvergoedingen

Intermediaire kosten:

Representatiekosten
Kantoorbenodigdheden (markeerstiften, postzegels e.d.)
Zakelijke diners
Kosten i.v.m. houden en rijden met auto van de zaak (parkeerkosten, wassen auto)
Zaken die tot het vermogen van het bedrijf gaan horen
Relatiegeschenken voor externe relaties (bijv. fles wijn)

Aangewezen werkkosten (in mindering brengen op forfait 1,2 %):

Deze vergoedingen tellen mee tegen de waarde in het economisch verkeer (incl. btw), dus bijv. waarde op factuur of op internet.

Niet verhaalde verkeersboetes
Parkeer- veer en tolgelden e.d.
Bedrijfsfitness (elders cq NIET op de werkplek)
PV-werkgeversbijdrage
Vakbondscontributie
Fiets, elektrische fiets, scooter
Kerstpakket/sinterklaas/Pasen etc.
Personeelsfeesten/personeelsreizen etc. (buiten werkplek)
Reiskostenvergoeding (> €0,19 p/km)
Representatiekosten
Vakliteratuur thuis
Onkostenvergoeding
Werkruimte thuis
Apparatuur, gereedschappen en instrumenten mede voor gebruik thuis die niet noodzakelijk zijn voor de dienstbetrekking
Rentevoordeel van aan personeel verstrekte leningen (behalve voor fiets/scooter)
Werkkleding (niet zijnde uniformen en zonder logo)

Nihil waarderingen:

Arbovoorziening
Vakliteratuur op werkplek
Consumpties die geen onderdeel uitmaken van de maaltijd, geldt ook voor de vrijdagmiddag borrel op kantoor
Voorzieningen op de werkplek zoals bedrijfsfitness, gereedschappen, vaste computer, kopieerapparaat en vaste telefoon.
Ov-kaart (als deze ook voor het werk wordt gebruikt)
Werkkleding (Let op voorwaarden logo, en nagenoeg uitsluitend geschikt voor het werk, blijft op het werk achter, uniform)
Renteloze personeelslening als werknemer daarmee fiets, elektrische fiets of elektrische scooter aanschaft voor woon-werkverkeer (ook binnen cafetariaregeling)
Rentevoordeel van personeelslening voor eigen woning van uw werknemer als deze aftrekbaar is in de inkomstenbelasting
De waarde van huisvesting en inwoning (inclusief de verstrekte energie, water en bewassing) op de werkplek voor de vervulling van de dienstbetrekking. Dit is een nihil waardering als de werknemer niet op de werkplek woont en hij door de reisafstand redelijkerwijs wel gebruik moet maken van deze voorziening.
Vergoeding 3 maandlonen bij overlijden werknemer.

Let op dat bij deze vergoedingen en verstrekkingen ook voorwaarden van toepassing zijn waaraan moet worden voldaan. Indien van toepassing kunnen wij u dit verder toelichten.

Gerichte vrijstellingen:

Vervoer voor dienstbetrekking per taxi,boot,vliegtuig
OV-abonnement
Cursussen en scholing
Maaltijden (tijdens overwerk, koopavond, dienstreis)
Outplacement
Reiskostenvergoeding (< 0,19 ct p/km)
Bij ministeriële regeling aan te wijzen voorzieningen die (deels) op een door die regeling aan te wijzen werkplek worden gebruikt of verbruikt (regeling wordt momenteel nog verder uitgewerkt)
Per 1-1-2015 gereedschappen, computers, communicatiemiddelen (ipad, mobiel) en dergelijke apparatuur die noodzakelijk zijn voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Wel rekening houden met noodzakelijkheidscriterium (zie uitleg hierna)
Verhuiskosten in kader van dienstbetrekking
Verblijfskosten in kader van dienstbetrekking (ook maaltijden tijdens dienstreizen)
Openbaar vervoer
EVC procedures
Extraterritoriale kosten (30%)
Rouwkrans
Fruitmand zieke werknemer (moet persoonlijke attentie van werkgever zijn en geen geld of waardebon en als andere werknemers dit ook zouden doen , tot max € 25 incl. btw.
Korting op producten uit eigen bedrijf tot een bedrag van 20% van de waarde in het economische verkeer van deze producten, maar niet meer dan € 500 per kalenderjaar. Het niet gebruikte deel van de vrijstelling van € 500 mag niet doorgeschoven worden naar het volgende jaar.

Noodzakelijkheidscriterium gereedschappen, computers en communicatiemiddelen:
Vanaf 1 januari 2015 zijn vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van gereedschappen, computers, communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur gericht vrijgesteld als deze voldoen aan het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium zoals:

– voorziening naar redelijk oordeel noodzakelijk is voor behoorlijke vervulling dienstbetrekking. De werknemer mag privévoordeel hebben van de voorziening
– werknemer voorziening aan werkgever teruggeeft als hij deze niet meer nodig heeft voor dienstbetrekking
– de werkgever de voorziening betaald en niet doorberekend aan de werknemer

Noodzakelijk betekent dat de werknemer zonder de voorziening zijn dienstbetrekking niet goed kan uitoefenen. De voorziening is gericht op een optimale bedrijfsvoering. De mate van het gebruik is daarbij niet doorslaggevend.

Voorbeelden gereedschap zijn:
hamer van timmerman, fototoestel van fotograaf, kwast van de schilder. Wat niet onder gereedschap valt zijn bijvoorbeeld de verf waarmee een schilder schildert, werkkleding van schilder of kantoormeubilair.

Voorbeelden computers en communicatiemiddelen:
Er worden geen eisen meer gesteld aan de mate van zakelijk gebruik van communicatiemiddelen en computers.
Hieronder wordt verstaan:
desktops, laptops, tablets, mobiele telefoons, smartphones e.d.
Ook bijbehorende apparatuur zoals printers, dongels of simkaart voor 4G, vergoeding voor de internetverbinding thuis kunnen noodzakelijk zijn.
De cafetariaregeling mag voor deze communicatiemiddelen en computers niet worden toegepast. U bepaald dan niet meer of de voorziening noodzakelijk is.

Formele regels:

De werkkostenregeling geldt alleen voor werknemers met loon uit tegenwoordige dienstbetrekking. Hierop is 1 uitzonderingen: kerstpakketten die u verstrekt aan oudwerknemers
vallen onder de vrije ruimte.

Het fiscaalloon van het huidige jaar is het uitgangspunt voor de berekening van de vrije ruimte. Aan het begin van het jaar weet je de loonsom nog niet dus mag er uitgegaan
worden van het fiscaalloon van het jaar ervoor. Het is wel handig om alvast rekening te houden met te verwachten wijzigingen, zoals reorganisaties e.d. De werkkostenregeling geldt per bedrijf, bedrijven binnen een concern kan je niet samenvoegen.

U mag nog steeds bepaalde kosten bruteren, zo mag u beslissen om een bovenmatige km-vergoeding gewoon te blijven belasten waardoor de ruimte in de werkkostenregeling groter blijft.

De werkkostenregeling kent één beperking, de gebruikelijkheidstoets. Vergoedingen en verstrekkingen die u aanwijst mogen niet meer dan 30% afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het bedrag boven de 30%-grens is loon van de werknemer. Bijvoorbeeld een kerstpakket van € 25.000 of een kilometervergoeding van € 5 per kilometer is niet gebruikelijk. De gebruikelijkheidstoets is voor bijzondere situaties. De Belastingdienst gaat ervan uit dat een vergoeding of verstrekking van maximaal € 2.400,00 per persoon per jaar in ieder geval gebruikelijk is.

Concernregeling:

U mag de eindheffing van de werkkostenregeling vanaf 2015 op concernniveau berekenen. Binnen het concern berekent u dan de vrije ruimte over het totale loon van het concern. Dat kan voordelig zijn, omdat u zo de vrije ruimte van alle concernonderdelen kunt benutten. Er moet wel aan de voorwaarde van de concernregeling worden voldaan zoals:

– alle concern onderdelen moeten een volledig kalenderjaar een concern vormen
– u een belang van tenminste 95% in een andere werkgever hebt
– een andere werkgever een belang van tenminste 95% in u heeft
– een andere werkgever een belang heeft van tenminste 95% in u en daarnaast een belang van tenminste 95% in een derde werkgever.

De werkgever met de hoogste totale fiscale loonsom neemt de eindheffing op in de loonaangifte en betaald deze.

Waardering loon in natura:

De waardering van niet in geld genoten salaris (loon in natura) is lastiger. Voor loon in natura wordt de wetgeving aangepast. Hoofdregel blijft: niet in geld genoten loon wordt gewaardeerd tegen de waarde in het economisch verkeer, maar wanneer er een factuur is die door een onafhankelijke derde is verstrekt, moet worden uitgegaan van het bedrag van de factuur (incl. btw).

Normbedragen voor loon in natura:

Verstrekking maaltijden in bedrijfskantines of soortgelijke ruimtes € 3,15 (2014) (alleen totaal aantal ontbijt/lunch/maaltijden bijhouden niet per werknemer en geen maximum per werknemer, dit vermenigvuldigen met normbedrag minus eigen bijdrage)
Huisvesting en inwoning op de werkplek Hiervoor geldt een normbedrag van € 5,35 (2014) per dag. Dit normbedrag vervangt de aparte waarderingsnormen voor:

– huisvesting aan boord van schepen en baggermaterieel, op boorplatforms en in pakwagens van kermisexploitanten (zie tabel 11 van het ‘Handboek Loonheffingen’)
– bewassing, energie en water (zie tabel 10 van het ‘Handboek Loonheffingen’)
– inwoning (zie tabel 13 van het ‘Handboek Loonheffingen’)

Als het als eindheffingsloon wordt aangewezen is administratie per werknemer niet meer nodig. U vermenigvuldigt het aantal werknemers met aantal dagen dat u huisvesting verstrekt maal het normbedrag.

Dienstwoning, economische huurwaarde met max 18% van het jaarloon bij werkweek van 36 uur per week.
Kinderopvang op de werkplek Als u kinderopvang op de werkplek organiseert, geldt een normbedrag. Als u kinderopvang bij een derde inkoopt of buiten de werkplek organiseert, waardeert u de kinderopvang volgens de factuurwaarde inclusief btw

Begrippen:

Werkplek:
Binnen de werkkostenregeling houdt dit in, elke plaats waar uw werknemers werken en waarvoor u op grond van de arbeidsomstandighedenwet verantwoordelijk voor bent. (bijvoorbeeld: een bureau, een kamer, kantoortuin, lopende band, fabriekshal, vergaderzaal, fitnessruimte en openbare ruimte voor een bouwvakker). Een vervoermiddel kan ook een werkplek zijn, als u uw werknemer opdraagt een bepaald vervoermiddel te gebruiken voor zijn werk (bijvoorbeeld als een werknemer in uw opdracht uw auto gebruikt voor een dienstreis, de notebook en mobiele telefoon die de werknemer in de auto (werkplek) gebruikt, geldt als nihil waardering).
In de volgende situaties is er geen sprake van werkplek:

De werknemer werkt onderweg. Hij/zij mailt bijvoorbeeld in de trein of de bus of schrijft een artikel in een horeca gelegenheid. In deze situatie is de werkgever niet arbo-verantwoordelijk. Voor de voorzieningen (notebook e.d.) die de werknemer dan gebruikt geldt geen nihil waardering.
Werknemer werkt in een werkruimte in de eigen woning, woonboot, vakantiewoning of woonwagen. Bij deze woning hoort ook de garage en tuinhuis e.d.). In dit geval is dus ook internet of telefoon thuis, een computer belast loon. Alleen Arbo-zaken zijn niet belast, zoals een bureau en een stoel.

Cafetariamodel:

Brutoloon uitruilen voor een netto vergoeding
Bronnen om uit te ruilen:

Persoonlijk budget
Brutoloonbestanddelen

Doelen die je verkrijgt:

Tegemoetkoming woon-werkverkeer
Fiets
Vakbondscontributie
Bijverzekering pensioen
Telewerkplek

Cafetariaregeling:
Cafetariaregeling blijft mogelijk (niet voor computers en communicatiemiddelen volgens het noodzakelijkheidscriterium), maar …………… dit gaat ten kosten van de forfaitaire ruimte.

Voorbeeld I:
Situatie:

Medewerkers kiezen om de eindejaarsuitkering in te zetten en te ruilen voor onbelaste vergoeding woonwerkverkeer
Totale berekende onbelaste vergoeding woon-werkverkeer bedraagt € 100.000 gebaseerd op € 0,19 ct p/km en de berekeningswijze van de fiscus

Vragen:

Kan de regeling worden toegepast binnen de werkkostenregeling?
Wat zijn de extra kosten als het totale fiscale loon van het bedrijf € 3.000.000 is.

Antwoord:

Ja, als de werkgever heeft gekozen voor de werkkostenregeling valt het woonwerkverkeer onder de gerichte vrijstellingen.
In dit geval geen extra kosten omdat er geen eindheffing van toepassing is, aangezien het een gerichte vrijstelling betreft.

Vergelijking huidige en nieuwe situatie:

Met behulp van deze informatie kunt u bepalen welke kostenvergoedingen en verstrekkingen onder de werkkostenregeling vallen en welke fiscale lasten dit met zich meebrengt na de invoer hiervan. U kunt bepalen of de kostenvergoedingen of verstrekkingen aan personeel ook binnen de vrije ruimte blijft. U betaalt bijvoorbeeld nu als werkgever eindheffing voor het verstrekken van een kerstpakket, binnen de werkkostenregeling vervallen deze kosten.

Arbeidsvoorwaarden:

U moet ook kijken dat de werkkostenregeling op de lange termijn niet leidt tot een forse kostenstijging. Daarom is het van belang uw arbeidsvoorwaarden door te nemen en waar nodig bij te stellen. Kijk vooral naar de arbeidsvoorwaarden die vallen onder de gerichte vrijstellingen, nihil waarderingen of intermediaire kosten. Bijv. er voor kiezen om een telefoon te verstrekken die meer dan 10% zakelijk wordt gebruikt en daarvoor in ruil de internet vergoeding thuis te schrappen. Om als werkgever arbeidsvoorwaarden aan te passen heeft u wel toestemming van de werknemer of ondernemingsraad nodig. Vraagt u dit niet dan kan de werknemer gerechtelijke stappen ondernemen.

Financiële administratie:

De werkkostenregeling moet ook worden ingericht in uw financiële administratie. Hieruit moet ook duidelijk blijken welke zaken onder de werkkostenregeling vallen en hoe de
vrije ruimte wordt berekend. Blijkt dit niet duidelijk uit de salarisadministratie en financiële administratie dan kan de Belastingdienst bij een controle bepalen dat de overgangsregeling (dus oude regels) van toepassing zijn.

Toetsen vrije ruimte:

Het bepalen en toetsen van de vrije ruimte wordt per 1-1-2015 eenvoudiger. U dient 1x per jaar te toetsen of u boven de vrije ruimte uitkomt, in plaats van per aangifte tijdvak (voor 2015). Aan het einde van het kalenderjaar berekent u dan het totale fiscale loon van de werknemers over het lopende jaar. Op basis van dit fiscale loon berekent u de vrije ruimte en toetst u of u de vrije ruimte hebt overschreden. Als u eindheffing moet betalen, doet u dat uiterlijk bij uw aangifte over het 1e tijdvak van het volgende kalenderjaar. U mag de eindheffing ook eerder aangeven en betalen.

Voordelen werkkostenregeling:

U kunt een vast percentage van de loonsom onbelast vergoeden en verstrekken;
U hoeft de meeste vergoedingen en verstrekkingen niet meer op werknemersniveau in de loonadministratie te registreren;
U hoeft geen rekening te houden met de voorwaarden en beperkingen van de bestaande regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen: u krijgt dus meer vrijheid!
U kunt de vergoedingen en verstrekkingen zonder meer in de vrije ruimte onderbrengen. U hoeft niet altijd meer te toetsen of uw werknemer de vergoeding of verstrekking zakelijk of privé gebruikt;
U waardeert loon in natura meestal tegen de factuurwaarde (incl. btw) en niet meer tegen de waarde in het economische verkeer;
U kunt normbedragen gebruiken voor maaltijden die u op de werkplek verstrekt, voor huisvesting en inwoning op de werkplek en voor kinderopvang op de werkplek;
U hoeft de vergoedingen en verstrekkingen die onder de werkkostenregeling vallen niet te verwerken in de loonstrook maar wel in de loonadministratie t.b.v. van controle van de vrije ruimte. Dit geldt overigens niet voor de gerichte vrijstellingen (bijvoorbeeld reiskostenvergoeding woon-werk);
Binnen de werkkostenregeling kunt u onder bepaalde voorwaarden nog steeds belast loon omzetten in een onbelaste vergoeding of verstrekking volgens het cafetariasysteem;

Aandachtspunten:

Wijzigingen op het gebied van arbeidsvoorwaarden moeten worden goedgekeurd door OR of alle personeelsleden
Toets individuele afspraken met werknemers aan de regeling
Controleer van toepassing zijnde CAO op voorwaarde/afspraken werkkostenregeling
Zorg voor goede inrichting administratieve organisatie en besluitvorming, vergt tijd dus begin snel!
Zorg voor goede communicatie met salarisadministratie i.v.m. verwerken vergoedingen en verstrekking in loonadministratie t.b.v. controle vrije ruimte en zo nodig toepassen van eindheffing in de loonaangifte
Houdt rekening met de werkkostenregeling bij het aannemen van nieuw personeel
Pas arbeidsovereenkomsten aan en voeg het eenzijdig wijzigingsbeding toe (werkgever makkelijker in staat arbeidsvoorwaarden te wijzigen bij zwaarwegende bedrijfsbelangen)
Heeft u afspraken met de Belastingdienst over vergoedingen of verstrekkingen, dan vervallen deze met de werkkostenregel.
© 2014 EL en P human capital, Zevenbergen